PELAKSANAAN PENILAIAN ARSIP USUL MUSNAH KE-4 DAN PEMUSNAHAN ARSIP KE-3 POLTEKKES KEMENKES PALEMBANG

Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Palembang (Poltekkes Kemenkes Palembang) mengadakan kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah Ke-4 dan Pemusnahan Arsip Ke-3 Tahun 2024. Kegiatan ini berlangsung dari tanggal 16 s.d. 18 Desember 2025. Untuk kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah dilaksanakan di ruang rapat Direktorat Poltekkes Kemenkes Palembang dan kegiatan Pemusnahan Arsip dilaksanakan di Kampus Sukabangun Ruang Kelas Jurusan Farmasi Poltekkes Kemenkes Palembang.

Pengertian penyusutan arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan terdapat dalam UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Untuk pengelolaan arsip badan pemerintah, penyusutan arsip diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, Pasal 2 menyebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: (1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing; (b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (c) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional RI.

Maksud dan tujuan dari kegiatan penyusutan arsip ini adalah: (a) Menghindari penumpukan arsip; (b) Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsip; (c) Tertatanya arsip-arsip baik itu aktif dan inaktif; (d) Mempermudah penemuan kembali arsip; (e) Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip instansi/perusahaan; (f) Mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja instansi/perusahaan, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri.

Ruang lingkup dari kegiatan ini adalah arsip-arsip yang sudah masuk masa retensinya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip.

PELAKSANAAN PENILAIAN ARSIP USUL MUSNAH KE-4

Kegiatan penilaian arsip usul musnah di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang dibuka oleh Direktur Poltekkes Kemenkes Palembang dalam hal ini diwakili oleh Ibu Veratiwi, S.ST, M.Keb selaku Kasubbag ADUM Poltekkes Palembang dan dipandu oleh Ibu Martinella, S.S selaku Arsiparis Ahli Muda dan Bapak Muhammad Sodikin, S.A.P selaku Arsiparis Ahli Pertama Sekretariat Direktorat Jenderal Tenaga Kesehatan, didampingi juga oleh Bapak Jukiyanto, A.Md Arsiparis Penyelia Biro Umum Kementerian Kesehatan, serta Bapak Heri Khiswanto, A.Md Arsiparis Mahir dan Bapak Randi, A.Md Arsiparis Terampil Poltekkes Kemenkes Palembang, dan Ibu Hayani, S.K.M., M.K.M Sekretaris SPI. Dan turut hadir juga secara daring pada saat pra penilaian Ibu Rosajaya, S.K.M., M.M selaku Arsiparis Ahli Madya Biro Umum Kementerian Kesehatan.

Hasil penilaian panitia penilai pemusnahan arsip sebagai berikut: Arsip usul musnah Poltekkes Kemenkes Palembang adalah arsip-arsip yang terkait dengan kegiatan Substansi Akademik, Kepegawaian, Keuangan, BMN, Pengadaan, Ortala, Kemahasiswaan, BLU dalam kurun waktu tahun 2005 s.d 2020, dengan jumlah arsip usul musnah sebanyak 2.786 berkas dengan persetujuan sementara arsip yang akan diusulkan musnah sebanyak 1.615 berkas. Beberapa arsip yang terdapat di dalam daftar arsip usul musnah Poltekkes Kemenkes Palembang, tidak dapat dimusnahkan karena merupakan arsip Inaktif, Personal File, Vital dan berpotensi Permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/539/2024 tentang Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan.

Tindak Lanjut dari kegiatan ini yaitu Panitia penilai membuat notula dari hasil rapat penilaian arsip usul musnah pada Poltekkes Kemenkes Palembang, Panitia penilai membuat surat pertimbangan yang ditandatangani oleh seluruh tim penilai arsip usul musnah Poltekkes Kemenkes Palembang, Unit kearsipan III Poltekkes Kemenkes Palembang akan membuat surat kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Tenaga Kesehatan Kemenkes perihal permohonan persetujuan pemusnahan arsip untuk diteruskan ke Biro Umum Setjen Kemenkes dan Arsip Nasional RI.

PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP KE-3

Kegiatan Pemusnahan Arsip Poltekkes Palembang tahun ini merupakan yang ke-3 kalinya yang proses penyusutan Arsipnya tahun 2023 lalu. Arsip-arsip yang telah dilakukan penyusutan merupakan arsip Tahun 2010 s.d 2020. Proses Penyusutan Arsip tersebut dilaksanakan dalam 3 tahap, diantaranya:

Tahap pertama yaitu kegiatan pemilahan dan pengenterian data arsip yang dilaksanakan dalam 10 hari kerja pada tanggal 23 Februari 2023 s.d 8 Maret 2023 dengan anggota sebanyak lebih kurang 30 orang terdiri dari arsiparis dan pengelola arsip baik yang ada di Direktorat dan Jurusan/Prodi;

Tahap kedua yaitu Penilaian Arsip Usul Musnah. Kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah dilaksanakan pada tanggal 25 s.d 27 September 2023 yang dihadiri oleh Tim Penilai dari Unit Kearsipan I Biro Umum Sekjen Kemenkes yaitu Bapak Radityo Hari Nugroho, S.Kom (Arsiparis Ahli Muda); dan dari Unit Kearsipan II Sekretariat Direktorat Jenderal Tenaga Kesehatan yaitu Bapak Hery Hermawanto, SKM, M.Kes (Arsiparis Ahli Madya) serta Bapak Muhammad Sodikin, S.AP (Arsiparis Ahli Pertama). Adapun hasil dari Penilaian Arsip Usul Musnah tersebut adalah Arsip yang di usulkan musnah sebelum penilaian dan verifikasi langsung yaitu dari tahun 2010 s/d 2020 sebanyak 3.285 Berkas. Setelah dilakukannya penilaian arsip dan verifikasi secara langsung oleh tim penilai, maka Jumlah berkas yang dapat diusulkan musnah yaitu dari tahun 2010 s/d 2020 sejumlah 3.285 Berkas, yang terdiri dari Berkas Kepegawaian, Berkas Kemahasiswaan, dan Berkas data dukung pembayaran tunjangan sertifikasi dosen berupa Laporan Kinerja Dosen (LKD). Kegiatan penilaian arsip usul musnah tersebut menghasilkan dokumen berupa Berita Acara Pertimbangan Tim Penilai Arsip, Notulen Rapat, serta Daftar Arsip Usul Musnah. Kemudian berkas-berkas dan data dukung tersebut dikirimkan ke Arsip Nasional RI melalui setditjen nakes dan biro umum untuk diverifikasi dan divalidasi.

Tahap Ketiga yaitu Pemusnahan Arsip. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia telah mengeluarkan rekomendasi Persetujuan Pemusnahan Arsip dengan nomor B-KN.00.01/376/2023 tanggal 11 Desember 2023. Tim Penilai Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah melakukan verifikasi/penilaian terhadap daftar arsip yang diusulkan musnah oleh Kementerian Kesehatan dengan mengacu kepada Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna  Sekunder serta Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/539/2024 tentang Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan. Berdasarkan hasil verifikasi/penilaian, ANRI menyetujui pemusnahan arsip Poltekkes Kemenkes Palembang sebanyak 3.285 berkas karena tidak memiliki nilai guna kesejarahan.